Remettant en question certains modes de fonctionnement, la loi sur la transition numérique est au cœur de nombreux débats, dans le monde entrepreneurial. De quoi parle-t-on et comment y faire face, quand on est chef d’entreprise ?
En quoi consiste la transition numérique ?
Se tourner vers la digitalisation, en réduisant l’utilisation de papier, mais aussi en ayant une visibilité plus forte sur le net ; voilà un résumé des prémices de la loi sur la transition numérique.
Si l’on pouvait croire que cela toucherait uniquement les grands groupes, cela n’est pas le cas. Tout le monde, désormais, est touché par la numérisation à tout prix, y compris les TPE et les PME.
Mais quel est le but de cette loi ? Il s’agit ici de réorganiser les process, dans un premier temps. L’envoi des factures clients se fait désormais de façon dématérialisée ; ce qui suppose la mise en place d’un support numérique adapté.
Ce qui motive la mise en place de la digitalisation, c’est de rendre les entreprises plus concurrentielles. Le consommateur est de plus en plus connecté et il faut donc miser sur le digital, plutôt que sur le « physique » pour suivre le phénomène. Pourtant, seulement un peu plus de 10% des entreprises auraient un site ; ce qui minimise les possibilités de ventes et donc impacte négativement sur le chiffre d’affaires.
La transition numérique a aussi pour but de réduire leurs différents coûts de fonctionnement. On a ainsi estimé, suite à cette première expérience sur la facturation, que les coûts ; par rapport au mode d’envoi traditionnel, avaient été divisés par deux.
Transition numérique des documents et archives : quelles solutions ?
Chaque entrepreneur doit, pour pouvoir répondre aux exigences de la loi, s’habituer à travailler sur des documents entièrement dématérialisés, mais aussi avoir un site qu’il peut gérer. Cette phase de transition peut être mal vécue quand on a l’habitude de procéder autrement et que l’organisation est donc bouleversée.
Cela suppose également que tous les documents existants ; les archives ; ou en tout cas ; ceux dont la valeur probatoire est encore en cours, doivent faire l’objet d’une numérisation sous un bon format pour être ensuite mis sur un espace de stockage adapté et être accessibles par toutes les personnes qui y sont habilitées.
On le comprend : archives papiers (qui doivent néanmoins être conservées) et documents numériques sont au cœur du problème. Il est donc important de trier et ordonner tous ces documents, pour pouvoir les numériser et les utiliser (ou pouvoir les présenter, quand cela est demandé par une administration).
Pourtant, les chefs d’entreprise se retrouvent face à un dilemme : être plus compétitifs ; donc être productifs ; tout en prenant le temps de se consacrer à leurs archives papier.
L’externalisation à une entreprise d’archivage est souvent le seul moyen de pouvoir répondre aux termes de la loi (en savoir plus), d’autant que ce type de société met en place des prestations variées qui peuvent répondre aux attentes des chefs d’entreprises d’aujourd’hui, quel que soit leur corps de métier. Après le tri, le classement et la numérisation, il est possible également de leur confier les exemplaires papiers pour gagner de la place, par exemple.